POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU AKADEMIA NEO-VINCI

 

Data ostatniej aktualizacji: 16 września 2026 r.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu https://akademia.neo-vinci.pl/, w szczególności osób korzystających z formularza kontaktowego, osób dokonujących zakupu szkoleń oraz uczestników szkoleń organizowanych w ramach Akademii Neo-Vinci.

1)    Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Neo-Vinci Sp. z o.o.
ul. Puławska 14
02-512 Warszawa
KRS: 0000682312
NIP: 5223094302
REGON: 367606445

dalej: „Administrator” lub „Neo-Vinci”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

e-mail: [email protected]
adres korespondencyjny: Neo-Vinci Sp. z o.o., ul. Puławska 38, 05-500 Piaseczno

2)    Zakres obowiązywania Polityki

Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu Akademii Neo-Vinci, w szczególności w związku z:

• przeglądaniem strony internetowej,
• wysłaniem zapytania poprzez formularz kontaktowy,
• kontaktem mailowym lub telefonicznym,
• zakupem szkolenia,
• rejestracją uczestnika na szkolenie,
• realizacją płatności,
• wystawieniem faktury,
• udziałem w szkoleniu stacjonarnym lub online,
• wydaniem certyfikatu potwierdzającego udział lub ukończenie szkolenia,
• obsługą reklamacji oraz innych zgłoszeń,
• przesyłaniem informacji marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził na to odpowiednią zgodę,
• korzystaniem z plików cookies i podobnych technologii.

3)    Jakie dane osobowe możemy przetwarzać?

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

Formularz kontaktowy

W przypadku skorzystania z formularza kontaktowego możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• informację o tym, skąd użytkownik dowiedział się o Akademii Neo-Vinci,
• treść wiadomości,
• inne informacje dobrowolnie podane przez użytkownika.

Zakup szkolenia i rejestracja uczestnika

W związku z zakupem szkolenia możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko osoby dokonującej zakupu,
• imię i nazwisko uczestnika szkolenia,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• informacje dotyczące wybranego szkolenia,
• informacje dotyczące zamówienia,
• informacje o statusie płatności,
• inne informacje niezbędne do prawidłowej realizacji szkolenia.

Jeżeli osoba kupująca szkolenie zgłasza do udziału inną osobę, np. pracownika swojej firmy, dane uczestnika możemy otrzymać od osoby dokonującej zakupu lub od jej pracodawcy.

Dane do faktury

W przypadku żądania wystawienia faktury możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• adres,
• NIP,
• dane kontaktowe,
• inne dane wymagane przepisami dotyczącymi dokumentów księgowych i podatkowych.

Dane związane z certyfikatem

Jeżeli po zakończeniu szkolenia wydawany jest certyfikat, możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko uczestnika,
• nazwę szkolenia,
• datę szkolenia,
• informacje dotyczące ukończenia lub udziału w szkoleniu,
• numer certyfikatu, jeżeli stosowany jest system numerowania certyfikatów.

Dane te mogą być przechowywane również w celu potwierdzenia w przyszłości autentyczności wydanego certyfikatu.

Dane techniczne

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być automatycznie przetwarzane informacje techniczne, takie jak:

• adres IP,
• data i godzina korzystania z Serwisu,
• informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki,
• dane dotyczące sesji,
• informacje zawarte w logach serwera,
• identyfikatory cookies, jeżeli ich stosowanie jest dozwolone.

4)    Dane medyczne

Formularze dostępne w Serwisie Akademii Neo-Vinci nie służą do przekazywania informacji dotyczących pacjentów, uczestników badań klinicznych ani innych danych medycznych.

Prosimy w szczególności nie wpisywać w formularzu kontaktowym danych pacjentów, numerów dokumentacji medycznej, informacji dotyczących stanu zdrowia ani innych szczególnych kategorii danych osobowych.

Jeżeli takie dane zostaną przesłane bez uzasadnionej potrzeby, Administrator może je usunąć lub ograniczyć zakres ich dalszego przetwarzania.

5)    Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Obsługa formularza kontaktowego i zapytań

Dane przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi na wiadomość,
• przedstawienia informacji dotyczących szkoleń,
• przygotowania oferty szkolenia,
• dalszego kontaktu z osobą zainteresowaną usługami Akademii.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi jego działalnością.

Jeżeli zapytanie zmierza bezpośrednio do zawarcia umowy, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

 

Zakup i realizacja szkolenia

Dane osoby kupującej szkolenie przetwarzamy w celu:

• przyjęcia i obsługi zamówienia,
• zawarcia umowy dotyczącej udziału w szkoleniu,
• realizacji szkolenia,
• kontaktu organizacyjnego,
• przesyłania informacji niezbędnych do udziału w szkoleniu,
• przekazania linku lub danych dostępowych w przypadku szkolenia online,
• potwierdzenia udziału.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

Obsługa uczestników zgłoszonych przez pracodawcę lub inną osobę

Jeżeli uczestnik nie dokonuje zakupu osobiście, a jego dane zostały przekazane przez pracodawcę, współpracownika lub inną osobę kupującą szkolenie, dane przetwarzamy w celu organizacji i realizacji szkolenia.

Podstawą przetwarzania jest, zależnie od okoliczności, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji szkolenia i zapewnieniu uczestnikowi możliwości udziału w wydarzeniu.

Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej

Dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych, w szczególności wystawienia oraz przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli konieczność wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Obsługa płatności

Dane związane z płatnością przetwarzane są w celu przyjęcia i rozliczenia płatności za szkolenie.

W przypadku korzystania z zewnętrznego operatora płatności część danych związanych z transakcją może być przetwarzana bezpośrednio przez operatora płatności lub bank zgodnie z jego własną polityką prywatności.

Neo-Vinci co do zasady nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej użytkownika, jeżeli płatność realizowana jest poprzez zewnętrznego operatora płatności.

Podstawą przetwarzania przez Neo-Vinci jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz – w zakresie obowiązków rozliczeniowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Certyfikaty ukończenia szkolenia

Dane uczestnika mogą być przetwarzane w celu przygotowania, wydania oraz ewidencjonowania certyfikatu ukończenia lub udziału w szkoleniu.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli wydanie certyfikatu stanowi element usługi szkoleniowej, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie prowadzenia ewidencji wydanych certyfikatów i możliwości późniejszego potwierdzenia ich autentyczności.

Reklamacje i dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Dane możemy przetwarzać w celu:

• rozpatrywania reklamacji,
• wyjaśniania sporów,
• dochodzenia należności,
• ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

Bezpieczeństwo Serwisu

Dane techniczne, w szczególności logi serwera i adresy IP, mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu,
• zapobiegania nadużyciom,
• wykrywania błędów,
• ochrony infrastruktury informatycznej.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketing

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, jego dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji dotyczących nowych szkoleń, wydarzeń, usług i działalności Akademii Neo-Vinci.

W przypadku, gdy zgoda stanowi podstawę przetwarzania danych osobowych, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wykorzystanie poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji elektronicznej do przesyłania informacji handlowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

Wyrażenie zgody marketingowej jest dobrowolne i nie jest warunkiem zakupu ani udziału w szkoleniu.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

6)    Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, jednak:

• podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu zamówienia jest konieczne do zakupu i realizacji szkolenia,
• podanie danych wymaganych do faktury jest konieczne, jeżeli użytkownik chce otrzymać fakturę,
• podanie podstawowych danych kontaktowych jest konieczne, jeżeli użytkownik chce otrzymać odpowiedź na zapytanie,
• brak danych uczestnika może uniemożliwić rejestrację na szkolenie lub wystawienie certyfikatu.

Podanie danych na potrzeby marketingowe jest zawsze dobrowolne.

7)    Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Serwisu i organizacji szkoleń, w szczególności:

• dostawcom hostingu i infrastruktury IT,
• podmiotom obsługującym stronę internetową i system sprzedaży,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• operatorom płatności i bankom,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe,
• podmiotom obsługującym szkolenia online i komunikację z uczestnikami,
• dostawcom narzędzi analitycznych – jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę,
• dostawcom usług prawnych, audytowych lub doradczych,
• podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora mogą przetwarzać je wyłącznie na podstawie odpowiednich umów oraz zgodnie z poleceniami Administratora.

Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.

8)    Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług informatycznych, analitycznych, komunikacyjnych lub związanych z organizacją szkoleń online mogą posiadać siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli w związku z korzystaniem z konkretnej usługi dochodzi do przekazania danych poza EOG, Administrator zapewnia zastosowanie odpowiedniej podstawy prawnej i mechanizmów wymaganych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

Dane zbierane za pośrednictwem plików cookie związanych z Google Analytics mogą być przekazywane również do Google LLC. Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, ponieważ Komisja Europejska w dniu 10 lipca 2023 r. podjęła decyzję, że Stany Zjednoczone zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.

9)    Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania danych zależy od celu ich przetwarzania.

Dane związane z realizacją zamówienia i szkolenia przechowywane są przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń – do upływu terminu przedawnienia tych roszczeń.

Dane znajdujące się na fakturach oraz w dokumentacji księgowej są przechowywane przez okres każdorazowo wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe.

Dane związane z wydanymi certyfikatami mogą być przechowywane przez okres 10 lat od daty wydania certyfikatu.

Dane przekazane w formularzu kontaktowym są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – przez okres niezbędny do wykazania przebiegu korespondencji lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej są przetwarzane do momentu wycofania zgody lub zakończenia działań prowadzonych w danym celu.

Dane techniczne i informacje zawarte w logach są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

10) Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, w przypadkach określonych w RODO przysługuje:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania nieprawidłowych danych,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:

[email protected]

11) Prawo wniesienia skargi

Jeżeli osoba uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12) Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli w przyszłości Serwis będzie wykorzystywał narzędzia prowadzące do takiego przetwarzania, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio uzupełniona.

13) Pliki cookies

Serwis Akademii Neo-Vinci może wykorzystywać pliki cookies oraz inne podobne technologie.

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

Cookies mogą być wykorzystywane między innymi do:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• obsługi koszyka i procesu składania zamówienia,
• utrzymania sesji użytkownika,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• zapamiętywania ustawień,
• prowadzenia statystyk i analiz korzystania z Serwisu,
• pomiaru skuteczności strony i działań promocyjnych – jeżeli odpowiednia zgoda została udzielona.

14) Rodzaje cookies

Cookies niezbędne

Są konieczne do prawidłowego działania Serwisu, w szczególności procesu zakupu szkolenia, koszyka, bezpieczeństwa oraz ustawień prywatności.

Ich stosowanie nie wymaga zgody użytkownika, jeżeli są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub transmisji komunikatu.

Cookies funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia i poprawić komfort korzystania ze strony.

Jeżeli nie są niezbędne do świadczenia usługi, są wykorzystywane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

Cookies analityczne i statystyczne

Mogą służyć do analizowania sposobu korzystania z Serwisu, liczby odwiedzin oraz popularności poszczególnych podstron.

Jeżeli ich stosowanie wiąże się z przechowywaniem informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwaniem do nich dostępu i nie są one technicznie niezbędne, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

Cookies marketingowe

Jeżeli będą stosowane, mogą służyć do pomiaru skuteczności reklam lub dopasowania komunikacji marketingowej.

15) Zarządzanie zgodami dotyczącymi cookies

Instalowanie plików cookie może nastąpić za zgodą Użytkownika. Użytkownik może wyrazić zgodę za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego w wykorzystywanym przez niego urządzeniu oraz w ustawieniach w trakcie wizyty w Serwisie. Za pomocą takiego oprogramowania (w szczególności poprzez ustawienia przeglądarki internetowej, z której korzysta Użytkownik) możliwe jest również np. ustawienie powiadamiania przez przeglądarkę przed umieszczeniem pliku cookie lub automatycznego uniemożliwienia umieszczenia pliku cookie.

Zgody nie wymaga przechowywanie lub uzyskanie dostępu do plików cookie w celu dostarczenia Użytkownikowi usługi świadczonej drogą elektroniczną, żądanej przez Uczestnika, tj. umożliwienia korzystania z Serwisu.

Podczas pierwszej wizyty w Serwisie użytkownik może otrzymać możliwość zaakceptowania lub odrzucenia poszczególnych kategorii cookies.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić udzielone zgody za pomocą ustawień cookies dostępnych w Serwisie.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej cofnięciem.

Użytkownik może również zmienić ustawienia swojej przeglądarki dotyczące plików cookies. Zablokowanie cookies niezbędnych może jednak spowodować, że niektóre funkcje strony, w tym koszyk lub proces zakupu szkolenia, nie będą działały prawidłowo.

16) Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

• nieuprawnionym dostępem,
• utratą,
• przypadkowym usunięciem,
• zmianą,
• nieuprawnionym ujawnieniem,
• innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on niezbędny do realizacji powierzonych zadań.

17) Linki do zewnętrznych stron i usług

Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych lub usług, w tym usług związanych z płatnościami albo uczestnictwem w szkoleniach online.

Po przejściu na zewnętrzną stronę zasady przetwarzania danych mogą być określone w polityce prywatności właściwego dostawcy.

Administrator rekomenduje zapoznanie się z zasadami prywatności takich podmiotów.

18) Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, między innymi w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian sposobu funkcjonowania Serwisu,
• uruchomienia nowych funkcjonalności,
• zmiany dostawców usług,
• zmiany sposobów przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie publikowana w Serwisie https://akademia.neo-vinci.pl/ wraz z datą ostatniej aktualizacji.

19) Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

Neo-Vinci Sp. z o.o.
ul. Puławska 14
02-512 Warszawa

e-mail: [email protected]